Vì sao doanh nghiệp cần một hệ thống ERP quản lý toàn diện?

Chủ nhật - 13/08/2017 09:20

Vì sao doanh nghiệp cần một hệ thống ERP quản lý toàn diện?

Enterprise Resource Planning (viết tắt ERP) là hệ thống phần mềm quản trị toàn bộ quy trình kinh doanh, sản xuất, vận hành của một doanh nghiệp.
Hệ thống ERP giúp tự động hóa phần lớn các quy trình của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian, giấy tờ cần thiết để vận hành một quy trình. Để dễ hiểu hơn, chúng ta có thể xem xét một quy trình của một nhân viên bản sỉ tại một công ty.
 
tam quan trong cua phan mem quan ly erp trong quan ly doanh nghiep

 
Theo truyền thống, nhân viên bán hàng sau khi liên lạc được với khách hàng, chốt đơn hàng với khách hàng sẽ phải làm các thao tác như lập danh sách đơn hàng để gửi cho bộ phận quản lý kho và kế toán để kiểm tra số lượng hàng tồn kho và công nợ của khách hàng, cũng như các điều kiện khác để đảm bảo đơn hàng có thể thực hiện.
 
Việc này có thể thực hiện qua email, văn bản giữa những người có trách nhiệm liên quan và hơn hết là hàng loạt những cuộc điện thoại qua lại liên tục giữa nhân viên bán hàng, kế toán, nhân viên quản lý kho, người có thẩm quyền duyệt đơn hàng hay là cả khách hàng.
 
Với mô hình truyền thống này thông tin được truyền đạt và thống nhất lại tại vị trí của nhân viên bán hàng và thường xuyên có độ trễ, ví dụ từ lúc kho thông báo đủ hàng tới lúc kế toán thông báo công nợ của khách hàng ở ngưỡng cho phép thì hàng đã được xuất bán cho một đơn hàng khác.
 
erp software
 
Đồng thời một kế toán sẽ phải liên tục đảm bảo thông tin cho nhiều nhân viên bán hàng, hay thủ kho cũng sẽ phải thường xuyên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng tồn cho nhiều nhân viên bán hàng.
 
Nếu một doanh nghiệp ứng dụng ERP toàn diện, phần lớn những công việc lặp đi lặp lại thường xuyên ở trên sẽ được tự động hóa. Một nhân viên bán hàng sử dụng ERP sẽ thực hiện tạo đơn hàng trên hệ thống ERP, lúc đó hệ thống ERP sẽ ngay lập tức cho nhân viên bán hàng biết được công nợ của khách hàng và số lượng hàng tồn kho có đáp ứng hay không, ngay lúc đó nhân viên bán hàng có thể chốt đơn hàng hay thương thảo với khách hàng.
 
Khi đơn hàng được chốt trên hệ thống ERP bởi nhân viên bán hàng, ngay lúc đó bộ phận quản lý kho sẽ nhận được thông báo chuyển hàng đến khách hàng, bộ phận kế toán sẽ nhận được thông báo xuất hóa đơn, ghi nhận công nợ.
 
Một hệ thống ERP toàn diện, thông suốt sẽ giúp nhân viên bán hàng chủ động quản lý thông tin, chủ động chốt đơn hàng mà không cần bất cứ một cuộc điện thoại, email nào với nhân viên quản lý kho, kế toán.
 
Qua đó, giảm thiểu thời gian thực hiện quy trình, giảm thiểu thời gian huấn luyện nhân viên bán hàng, mọi việc mỗi người cần ghi nhớ bây giờ là sử dụng hệ thống ERP và theo từng bước của hệ thống chứ không còn là những thứ tương tự như: liên lạc với người A qua email/điện thoại/văn bản sau đó liên lạc người B….
 
Vi dụ về quy trình bán hàng sỉ ở trên chỉ là một trong những thứ rất nhỏ mà một doanh nghiệp sẽ không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó, sẽ có hàng loạt những vấn đề tương tự sẽ xảy ra đối với quy trình sản xuất, quy trình thu/chi/quyết toán, quy trình bán lẻ, quy trình mua hàng…
 
Nếu bạn là một doanh nhân xuất phát từ một người bán hàng, có bao giờ bạn tử hỏi làm sao tôi biết được các nhân viên sale của tôi đang làm gì, họ có thực sự hoạt động hay không, họ hoạt động tốt ở mặt nào, yếu ở mặt nào và cần cải thiện gì?
 
Nếu bạn là một người đảm nhiệm vai trò nhập hàng, sản xuất hàng, bạn có nắm được doanh số bán hàng của các sản phẩm bạn đang muốn nhập về, bạn có nắm được nhu cầu tiêu dùng theo thời điểm? Chính vì những lý do đó, một hệ thống ERP quản lý toàn diện cho doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho sự phát triển lâu dài của chính doanh nghiệp.
 
Top 10 lý do khiến một doanh nghiệp cần phải có hệ thống ERP:
 
Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạn truyền tải thông tin.
 
Một doanh nghiệp càng phát triển sẽ có càng nhiều những nhân sự, những bộ phận được thành lập để quản lý ngày càng chuyên nghiệp và chi tiết hơn. Thử thách lớn nhất lúc này chính là dữ liệu của một bộ phận sẽ không thể dễ dàng được tiếp cận bởi bộ phận khác.
 
ERP giúp sự truyền tải thông tin cần thiết giữa các bộ phận tức thời và đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật của từng bộ phận. Ví dụ: dữ liệu về bán hàng có thể được truy cập